Wie lege ich einen Termin an?<\/h2>\n\n\n\n
In der Ansicht Termin anlegen<\/strong> k\u00f6nnen Sie neue Termine anlegen<\/strong> und bestehende Termine bearbeiten<\/strong>. Folgende Erweiterungsmodule <\/strong>sind f\u00fcr das Anlegen von Terminen n\u00fctzlich:<\/p>\n\n\n\n Als Administrator oder Organisator legen Sie einen neuen Termin im Bereich Termine<\/strong> an. \u00d6ffnen Sie im Administrationsbereich <\/strong>den Bereich Termine, <\/strong>und klicken Sie auf Termin anlegen<\/strong>.VMS > Startseite > Administrationsbereich > Termine > Termin anlegen<\/span><\/p>\n\n\n\n Gruppenleiter <\/strong>bleiben im Benutzerbereich<\/strong>. Die Option Termin anlegen<\/strong> wird Ihnen nur angezeigt, wenn Sie \u00fcber die erforderlichen Buchungsrechte verf\u00fcgen. Diese Rechte erteilt Ihnen ein Administrator oder Organisator im Dialogfenster Gruppenkonfiguration<\/strong>.VMS > Startseite > Benutzerbereich > Termine > Termin anlegen<\/span> \u00d6ffnen Sie das Men\u00fc Termin anlegen<\/strong>.VMS > Startseite > Termine > Termin anlegen<\/span><\/p>\n\n\n\n Dieses Men\u00fc besteht aus folgenden Seiten:<\/p>\n\n\n\n Um einen Termin anzulegen, nehmen Sie auf jeder Seite die entsprechenden Einstellungen vor. Auf der Seite \u00dcbersicht <\/strong>klicken Sie auf den Button Termin anlegen<\/span>. Damit ist die Terminbuchung abgeschlossen. <\/p>\n\n\n\n Hier nehmen Sie die grunds\u00e4tzlichen Einstellungen f\u00fcr Ihre Gruppe vor. Es m\u00fcssen mindestens die Felder Mandant <\/strong>und Gruppe <\/strong>ausgef\u00fcllt sein, damit Sie in diesem Dialog arbeiten k\u00f6nnen.<\/p>\n\n\n\n Mandant<\/strong> Gruppe<\/strong> Veranstaltungsname (optional)<\/strong> Einladungen versenden<\/strong> \u00dcber den Regler G\u00e4ste zulassen (ohne vitero-Konto)<\/span> blenden Sie folgende Felder ein:<\/p>\n\n\n\n W\u00e4hlen Sie diese Option – auch f\u00fcr Personen mit vitero-Konto<\/strong> – aus, falls Sie die Funktionen von vitero organise<\/strong> nutzen m\u00f6chten.<\/p>\n\n\n\n Zutritt zum Raum<\/strong> Buchungsbezogener G\u00e4stelink<\/strong>: Diese Einstellung ist standardm\u00e4\u00dfig voreingestellt. Sie generiert einen buchungsbezogenen Code, der nur f\u00fcr eine Sitzung g\u00fcltig ist und als Link verschickt wird.<\/p>\n\n\n\n Dauerhafter G\u00e4stelink:<\/strong> Der dauerhafte Gastzugang wird zun\u00e4chst in Ihrer Gruppe erstellt. Der darin enthaltene dauerhafte Code wird f\u00fcr Ihre Einladung \u00fcbernommen. Der Code bleibt g\u00fcltig, bis Sie ihn in der Gruppenverwaltung <\/strong>f\u00fcr Ihre Gruppe wieder l\u00f6schen.<\/p>\n\n\n\n Anmeldeformular (vitero organise): <\/strong>Hierdurch werden Ihnen zus\u00e4tzliche Felder und Optionen auf der Seite Einrichtung <\/strong>freigeschaltet.<\/p>\n\n\n\n Mit der Option Anmeldeformular (vitero organise)<\/strong> aktivieren Sie das Erweiterungsmodul vitero organise<\/strong>. <\/p>\n\n\n\n Die Dropdown-Liste bietet folgende Optionen:<\/p>\n\n\n\n F\u00fcr Gruppenleiter <\/strong>ist automatisch ein Platz am Tisch reserviert. Bei den \u00fcbrigen Teilnehmern k\u00f6nnen Sie festlegen, ob diese den vitero Raum <\/strong>als Teilnehmer <\/strong>oder Zuschauer <\/strong>(mit den jeweiligen Rechten) betreten sollen.<\/p>\n\n\n\n Die Option automatische Rollenzuweisung<\/span> bedeutet, dass zun\u00e4chst die Rolle Teilnehmer <\/strong>zugewiesen wird. Sobald alle Teilnehmerpl\u00e4tze belegt sind, wird automatisch alle weiteren Logins die Rolle Zuschauer<\/strong> vergeben.<\/p>\n\n\n\n Die Option Automatische Rollenzuweisung<\/strong> in der Dropdown-Liste Rolle aller Anwesenden (au\u00dfer Gruppenleitern)<\/strong> steht Ihnen nur zur Verf\u00fcgung, wenn Sie eine Lizenz f\u00fcr das Erweiterungsmodul vitero extend oder vitero extend +<\/strong> besitzen.<\/p>\n\n\n\n Klicken Sie anschlie\u00dfend auf dem Button Weiter<\/span>, um auf die n\u00e4chste Seite zu gelangen.<\/p>\n\n\n\n Die Seite Raum <\/strong>steht Ihnen nur zur Verf\u00fcgung, wenn Sie unterschiedliche Raumgr\u00f6\u00dfen<\/strong> lizenziert haben oder \u00fcber das Erweiterungsmodul vitero extend<\/strong> bzw. vitero extend + <\/strong>verf\u00fcgen.<\/p>\n\n\n\n Bei der Anzahl der Anwesenden werden zwei Benutzergruppen unterschieden:<\/p>\n\n\n\n Die Anzahl der m\u00f6glichen Benutzer wird Ihnen als Zahl in einem Kasten dargestellt. Klicken Sie auf dem gew\u00fcnschten Feld. Das aktivierte Feld erh\u00e4lt daraufhin einen gr\u00fcnen Rahmen.<\/p>\n\n\n\n Zuschauer <\/strong>werden im vitero Raum<\/strong> nicht durch einen Avatar rund um den Tisch, sondern nur durch das Gruppensymbol <\/strong>plus Zahl dargestellt. Zuschauer k\u00f6nnen die Sitzung per Bild und Ton verfolgen. Hinsichtlich der Kommunikation und Interaktionen gibt es allerdings Einschr\u00e4nkungen<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n Klicken Sie anschlie\u00dfend auf dem Button Weiter<\/span>, um auf die n\u00e4chste Seite zu gelangen.<\/p>\n\n\n\n Auf der Seite Zeit <\/strong>legen Sie Folgendes fest:<\/p>\n\n\n\n Die Uhrzeit <\/strong>kann immer nur in 15-Minuten-Intervallen<\/strong> angegeben werden. Falls Sie einen Wert zwischen diesen Intervallen eingeben, wird je nach der geringsten Differenz zum n\u00e4chsth\u00f6heren oder n\u00e4chstniedrigeren Intervall gewechselt. Zeitzone<\/strong> Datum<\/strong> Uhrzeit<\/strong> Zeitpuffer<\/strong> Terminserie anlegen<\/strong> Im Feld Endet am<\/strong> legen Sie das Enddatum Ihrer Terminserie durch das Eintippen oder Ausw\u00e4hlen eines Datums aus dem Kalender fest.<\/p>\n\n\n\n Serientermine <\/strong>sind mit vitero organise<\/strong> nicht m\u00f6glich.<\/p>\n\n\n\n Klicken Sie anschlie\u00dfend auf dem Button Weiter<\/span>, um auf die n\u00e4chste Seite zu gelangen.<\/p>\n\n\n\n Die Seite Einrichtung <\/strong>sehen Sie nur, wenn Sie oben rechts den Regler Optionale Funktionen<\/span> aktiviert haben. <\/p>\n\n\n\n Folgende Optionen stehen Ihnen hier zur Verf\u00fcgung:<\/p>\n\n\n\n Anmeldeformular<\/strong> Audiokommunikation per Telefon<\/strong> Mit dem Regler Dial-Out zulassen<\/span> erm\u00f6glichen Sie, dass die Anwesenden im vitero Raum nicht selbst beim Telefonkonferenzsystem anrufen, sondern ihre Nummer angeben, um einen R\u00fcckruf auszul\u00f6sen. Dies kann zus\u00e4tzliche Kosten verursachen.<\/p>\n\n\n\n Ist der Regler Einwahldaten beim Betreten sofort anzeigen<\/span> aktiviert, ist das Men\u00fc Telefon <\/strong>direkt ge\u00f6ffnet, wenn ein Nutzer den vitero Raum<\/strong> betritt.<\/p>\n\n\n\n Session-Recorder<\/strong> Wenn der Regler Teilnahme erfolgreich<\/span> aktiviert, d.h. gr\u00fcn, ist, erhalten alle Teilnehmenden, die die Anforderungen erf\u00fcllt und somit erfolgreich an der Sitzung teilgenommen haben, unmittelbar nach der Sitzung eine E-Mail mit einem Zertifikat. <\/p>\n\n\n\n Wenn der Regler Teilnahme nicht erfolgreich<\/span> aktiviert, d.h. gr\u00fcn, ist, erhalten auch diejenigen Teilnehmenden eine E-Mail, die die erforderlichen Credit Points nicht erreicht und somit nicht erfolgreich an der Sitzung teilgenommen haben. Die E-Mail enth\u00e4lt in diesem Fall kein Zertifikat.<\/p>\n\n\n\n Klicken Sie anschlie\u00dfend auf dem Button Weiter <\/span>, um auf die n\u00e4chste Seite zu gelangen.<\/p>\n\n\n\n Die Einstellungen auf der Seite Einrichtung <\/strong>k\u00f6nnen \u00fcber die Systemanpassung <\/strong>auf Ihrem Mandanten als Standardwerte voreingestellt werden, d.h. die gew\u00fcnschten Einstellungen sind stets vorausgew\u00e4hlt.<\/p>\n\n\n\n Die Seite Einladung <\/strong>sehen Sie nur, wenn Sie auf der Seite Gruppe <\/strong>den Regler Einladungen versenden<\/span> aktiviert haben.<\/p>\n\n\n\n Folgende Optionen stehen Ihnen hier zur Verf\u00fcgung:<\/p>\n\n\n\n Empf\u00e4nger<\/strong> Einwahllink<\/strong> Auch Ihre Gruppenmitglieder <\/strong>(d.h. Personen mit vorhandenem vitero Benutzerkonto) erhalten den G\u00e4stelink. Sie k\u00f6nnen sich je nach Link entweder \u00fcber den Code <\/strong>oder \u00fcber ihr Benutzerkonto<\/strong> einloggen. Buchungsbezogener G\u00e4stelink<\/strong> Dauerhafter G\u00e4stelink<\/strong> Sollte Ihnen der dauerhafte G\u00e4stelink<\/strong> nicht zur Auswahl stehen, muss der dauerhafte Gastzugang<\/strong> erst noch f\u00fcr Ihre Gruppe in den Gruppeninformationen <\/strong>erstellt werden.<\/p>\n\n\n\n Anmeldeformular<\/strong> Betreff<\/strong> Einladungstext<\/strong> \u00dcber den Regler Erinnerungsmail versenden<\/span> legen Sie fest, ob vor Ihrem Termin eine Erinnerung an den Empf\u00e4ngerkreis verschickt werden soll. Wenn der Regler aktiviert wird, \u00f6ffnet sich ein Fenster mit den folgenden Optionen:<\/p>\n\n\n\n Zeitpunkt vor Termin<\/strong> Betreff und Erinnerungstext<\/strong> W\u00fcnschen Sie eine dauerhafte \u00c4nderung des E-Mail-Textes<\/strong>? Dann wenden Sie sich an Ihr Kundenberaterteam f\u00fcr weitere Informationen.<\/p>\n\n\n\n Klicken Sie anschlie\u00dfend auf den Button Weiter<\/span>, um auf die n\u00e4chste Seite zu gelangen.<\/p>\n\n\n\n Die Seite \u00dcbersicht <\/strong>zeigt eine Zusammenfassung Ihrer Einstellungen. Pro Seite sehen Sie einen Bereich, den Sie bei Bedarf mit einem Klick auf dem Stiftsymbol
Je nach gebuchtem vitero Erweiterungsmodul<\/strong> stehen Ihnen komfortable Funktionen zur Verf\u00fcgung. Sollten Sie ein Modul nicht lizenziert haben, sind die entsprechenden Funktionen ausgeblendet, sodass der Workflow Termin anlegen <\/strong>\u00fcbersichtlich bleibt.<\/p>\n\n\n\nErweiterungsmodule<\/h3>\n\n\n\n
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Wo lege ich Termine an?<\/h2>\n\n\n\n
<\/p>\n\n\n\nTermin anlegen<\/h2>\n\n\n\n
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Seite „Gruppe“<\/h3>\n\n\n\n
Falls Sie mehreren Mandanten zugeordnet und berechtigt sind, dort Termine anzulegen, k\u00f6nnen Sie hier einen Mandanten ausw\u00e4hlen. Falls Sie nur einem Mandanten zugeordnet sind, wird Ihnen dieses Feld nicht angezeigt.<\/p>\n\n\n\n
W\u00e4hlen Sie aus der Dropdown-Liste die Gruppe <\/strong>aus, f\u00fcr die Sie den Termin anlegen.<\/p>\n\n\n\n
Sie k\u00f6nnen hier einen Veranstaltungsnamen eingeben. Dieser wird statt des Gruppennamens in der Raumauswahl <\/strong>oder in der Veranstaltungsliste <\/strong>von vitero organise<\/strong> angezeigt. Bleibt das Feld leer, wird der Name der Gruppe anzeigt.<\/p>\n\n\n\n
Aktivieren Sie den Regler Einladungen versenden<\/span>, falls Sie Einladungen automatisiert versenden m\u00f6chten. Dadurch wird die Seite Einladung <\/strong>eingeblendet.<\/p>\n\n\n\nG\u00e4ste zulassen<\/h3>\n\n\n\n
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Diese Dropdown-Liste bietet drei Optionen zur Auswahl:<\/p>\n\n\n\n\n
Rolle aller Anwesenden (au\u00dfer Gruppenleitern)<\/h3>\n\n\n\n
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Seite „Raum“<\/h3>\n\n\n\n
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Seite „Zeit“<\/h3>\n\n\n\n
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Beispiel: Die Minutenangabe :11 springt automatisch auf :15 Minuten um.<\/p>\n\n\n\n
Die Zeitzone ergibt sich aus dem Benutzerprofil des bzw. der Buchenden und wirkt sich auf die Angabe der Uhrzeiten in den Einladungen aus.<\/p>\n\n\n\n
Klicken Sie entweder in das Feld, um das Datum h\u00e4ndisch einzutragen. Oder klicken Sie auf dem Kalendersymbol. W\u00e4hlen Sie dann Ihr Wunschdatum aus dem Kalender aus.<\/p>\n\n\n\n
Klicken Sie entweder in das Feld, um die geplante Uhrzeit h\u00e4ndisch einzutragen. Oder klicken Sie auf dem Uhrsymbol. \u00dcber das angezeigte Zahlenmen\u00fc w\u00e4hlen Sie die Werte f\u00fcr Stunden und Minuten aus.<\/p>\n\n\n\n
\u00dcber die Dropdown-Liste k\u00f6nnen Sie ausw\u00e4hlen, wie lange vor und nach der eigentlichen Sitzungszeit Ihr Raum ge\u00f6ffnet sein soll. Sie haben dabei die Wahl zwischen 15, 30, 45 und 60 Minuten.<\/p>\n\n\n\n
Aktivieren Sie den Regler Terminserie anlegen<\/span>, falls Sie Ihren Termin in regelm\u00e4\u00dfigen Abst\u00e4nden wiederholen m\u00f6chten. In der Dropdown-Liste Wiederholung <\/strong>stehen folgende Werte zur Auswahl:<\/p>\n\n\n\n\n
Seite „Einrichtung“<\/h3>\n\n\n\n
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In diesem Bereich w\u00e4hlen Sie Folgendes aus:<\/p>\n\n\n\n\n
\u00dcber den Regler Telefonzugang (Dial-in)<\/span> aktivieren Sie die Telefoneinwahl f\u00fcr Ihre Sitzung. Danach sehen Sie zwei weitere Optionen.<\/p>\n\n\n\n
\u00dcber den Regler Aufzeichnung zulassen<\/span> aktivieren Sie den Session-Recorder <\/strong>f\u00fcr Ihre Sitzung.
Teilnahmebest\u00e4tigung versenden<\/strong>
\u00dcber diese beiden Regler aktivieren Sie die Teilnahmebest\u00e4tigung f\u00fcr Sitzungen, f\u00fcr die Credit Points vergeben werden.<\/p>\n\n\n\nSeite „Einladung“<\/h3>\n\n\n\n
\n
In diesem Feld stehen bereits die E-Mail-Adressen aller Gruppenmitglieder. Sie k\u00f6nnen die E-Mail-Adressen jederzeit bearbeiten, erg\u00e4nzen oder entfernen. Falls Sie auch Personen ohne vitero Benutzerkonto einladen m\u00f6chten, k\u00f6nnen Sie hier deren E-Mail-Adressen einf\u00fcgen.
\u00dcber den Button ![\"Quadrat](\"https:\/\/stagingdocs.vitero.com\/wp-content\/uploads\/2024\/11\/icons_termin_anlegen_100100_freigestellt.png\"){kind=icon}
(mit den Pfeilen entgegen dem Uhrzeigersinn) k\u00f6nnen Sie E-Mail-Adressen aus der Gruppe wiederherstellen, falls Sie diese gel\u00f6scht haben.<\/p>\n\n\n\n
Dieses Feld ist bereits vorausgef\u00fcllt. Die Beschriftung <\/strong>des Feldes f\u00fcr den Link entspricht Ihrer Auswahl unter Zutritt zum Raum<\/strong> auf der Seite Gruppe<\/strong>:<\/p>\n\n\n\n\n
Wichtig<\/strong>: F\u00fcr die personalisierte Erfassung zwecks Anrechnung von Credit Points<\/strong> ist die Anmeldung mit dem vitero Benutzerkonto <\/strong>erforderlich.<\/p>\n\n\n\n
Dieser Link erm\u00f6glicht Personen ohne vitero Benutzerkonto die Teilnahme an einer oder mehreren Sitzungen<\/strong> aus dieser Buchung.<\/p>\n\n\n\n
Dieser Link erm\u00f6glicht Personen ohne vitero Benutzerkonto die Teilnahme an allen Sitzungen<\/strong> dieser Gruppe. Dieser Einwahllink ist voreingestellt, bis Sie eine andere Auswahl treffen.<\/p>\n\n\n\n
Haben Sie auf der Seite Gruppe <\/strong>unter Zutritt zum Raum<\/strong> die Option Anmeldeformular (vitero organise)<\/span> ausgew\u00e4hlt, wird Ihnen nun der Registrierungslink <\/strong>angezeigt. \u00dcber diesen Link k\u00f6nnen sich Interessenten f\u00fcr Ihre Veranstaltung anmelden. Der Link wird automatisch in die Einladung kopiert, und der Einladungstext entsprechend angepasst.<\/p>\n\n\n\n
Hier steht bereits unser Standard-Betreff mit Platzhaltern f\u00fcr den Namen Ihrer Veranstaltung (bzw. Gruppe, falls Sie keinen Veranstaltungsnamen vergeben haben) sowie f\u00fcr die Zeitangaben.<\/p>\n\n\n\n
Je nachdem, ob Sie einen G\u00e4stelink oder das Anmeldeformular verwenden, wird der Einladungstext entsprechend angepasst.
Sie k\u00f6nnen den Betreff und Einladungstext nach eigenen Vorstellungen im Editor <\/strong>weiter bearbeiten.<\/p>\n\n\n\nErinnerungsmail versenden<\/h3>\n\n\n\n
\n
W\u00e4hlen Sie aus der Dropdown-Liste aus, wie lange im Voraus Ihre Terminerinnerung versendet werden soll:<\/p>\n\n\n\n\n
Die Felder Betreff <\/strong>und Erinnerungstext <\/strong>sind bereits mit unserem Standardtext ausgef\u00fcllt. Im Editor <\/strong>k\u00f6nnen Sie diese Felder nach Bedarf bearbeiten.<\/p>\n\n\n\nSeite „\u00dcbersicht“<\/h3>\n\n\n\n
![\"Stilisierter](\"https:\/\/stagingdocs.vitero.com\/wp-content\/uploads\/design\/icon\/inspire-app-drawing.svg\")
f\u00fcr \u00c4nderungen \u00f6ffnen k\u00f6nnen. Nach dem Anpassen Ihrer Einstellungen gelangen Sie mit einem Klick auf dem Button